ניהול תזרים מזומנים לעסק קטן — מהתחזית ועד הגבייה

השלבים

1. 1

   צלמו את נקודת הפתיחה

   כ-20 דקות

   פתחו גיליון עם עמודה לכל שבוע, 13 שבועות קדימה. השורה הראשונה היא יתרת פתיחה: סכום היתרות בכל חשבונות הבנק העסקיים היום, בניכוי המחאות שנתתם וטרם נפרעו.

   הוסיפו מתחת שתי שורות מידע שאינן חלק מהתזרים אבל קובעות את שולי הביטחון: מסגרת האשראי המאושרת וכמה ממנה מנוצל, ומועד הפקיעה של המסגרת. הרבה עסקים מגלים שהמסגרת שעליה הם מסתמכים מתחדשת בעוד חודשיים בתנאים לא ידועים.

   טיפ

   אם יש לכם יותר מחשבון אחד, נהלו את התחזית על סך הכול ולא לפי חשבון. העברה בין חשבונות היא לא הכנסה.

2. 2

   מפו תקבולים לפי מתי הכסף ייכנס, לא מתי הוצאתם חשבונית

   כ-45 דקות

   עברו על דוח חייבים ורשמו כל חוב פתוח בשבוע שבו הוא באמת צפוי להיפרע. הבסיס הוא תנאי התשלום בחוזה, אבל התיקון הוא ההיסטוריה: לקוח שסוכם איתו שוטף+30 ומשלם בפועל תוך 52 יום — רשמו 52.

   על כל לקוח משמעותי כתבו שלוש עמודות: תנאי התשלום המוסכמים, ממוצע ימי הגבייה בפועל בשנה האחרונה, והפער ביניהם. סכום הפערים הוא סכום המימון שאתם נותנים ללקוחות שלכם בחינם.

   למכירות עתידיות השתמשו בשתי שורות נפרדות: הזמנות שכבר נחתמו, ומכירות צפויות. את הצפויות רשמו בזהירות — עדיף להיות מופתעים לטובה.

   טיפ

   עסקאות באשראי מגיעות בניכוי עמלת סליקה ולפי מועד הזיכוי של חברת האשראי, שאינו יום העסקה. בדקו את המועד בהסכם הסליקה ורשמו אותו.

3. 3

   מפו תשלומים — כולל המס, שהוא הסעיף הכי מופתע

   כ-45 דקות

   רשמו לפי שבוע: משכורות ונלוות, שכירות, ספקים לפי תנאי התשלום שלהם, החזרי הלוואות וליסינג, ביטוחים, ותשלומים תקופתיים שקורים פעם או פעמיים בשנה ולכן נשכחים — אגרות, ביטוח מקצועי, רואה חשבון, פיצויים.

   המס הוא שורה בפני עצמה, כי הוא מתנהג אחרת: מע"מ הוא כסף של המדינה שגביתם עבורה, לא הכנסה שלכם. אם המחזור עלה החודש, חבות המע"מ תעלה בהתאם — והיא תגיע במועד הדיווח הבא, בין אם הלקוח שילם לכם ובין אם לא.

   הוסיפו לשורה הזו את מקדמות מס ההכנסה ואת התשלום לביטוח לאומי. שלושתם יחד יכולים להיות אחוז דו-ספרתי מהמחזור החודשי, והם חוזרים בקביעות שאפשר לתכנן סביבה.

   טיפ

   נהלו חשבון נפרד או תת-חשבון למס. בכל קבלת תשלום העבירו אליו את רכיב המע"מ. זה הופך את מועד הדיווח מאירוע תזרימי לאירוע טכני.

4. 4

   חשבו יתרה שבועית וסמנו את השבוע הראשון באדום

   כ-20 דקות

   היתרה בכל שבוע היא יתרת הפתיחה, ועוד תקבולים, פחות תשלומים. גררו את הנוסחה על פני 13 השבועות.

   עכשיו הסתכלו על השורה הזו ולא על שום דבר אחר. השאלה היחידה: באיזה שבוע היתרה יורדת מתחת לרמת הביטחון שלכם? רמת ביטחון סבירה לעסק קטן היא הוצאות קבועות של שלושה עד ארבעה שבועות, לא אפס.

   המספר הזה — "שבוע 7" — הוא הפלט של כל התרגיל. הוא הופך שאלה מעורפלת ("האם אנחנו בסדר?") לשאלה שאפשר לפעול לפיה ("יש לנו שישה שבועות לסגור פער של 80,000 ₪").

5. 5

   הריצו שלושה תרחישים

   כ-30 דקות

   שכפלו את הגיליון שלוש פעמים. בסיס: כפי שחישבתם. פסימי: הלקוח הגדול משלם באיחור של 30 יום, והמכירות הצפויות יורדות ב-25%. אופטימי: הכול לפי התוכנית ועסקה אחת נוספת נסגרת.

   התרחיש הפסימי הוא זה שקובע החלטות. אם בתרחיש הפסימי אתם נכנסים לחריגה, אתם צריכים פעולה עכשיו — לא כשזה יקרה. ואם דווקא בתרחיש האופטימי היתרה נופלת, יש לכם בעיית צמיחה: כל שקל מכירות נוסף צורך מזומן במלאי ובאשראי ללקוחות לפני שהוא מחזיר אותו. זו סיבה נפוצה מאוד לקריסה של עסקים שגדלים מהר.

   טיפ

   צמיחה מהירה היא צרכן מזומן, לא מקור מזומן. לפני שמכפילים מחזור, חשבו כמה הון חוזר נוסף הוא ידרוש.

6. 6

   קצרו את מחזור הגבייה

   כ-60 דקות

   הדרך הזולה ביותר לממן עסק היא לגבות מהר יותר, וברוב העסקים הקטנים יש שם שבועיים בקלות.

   מה שעובד בפועל: להוציא חשבונית ביום האספקה ולא בסוף החודש; לוודא שהחשבונית מגיעה לכתובת הנכונה במחלקת הכספים עם מספר הזמנה, כי חשבונית שלא נקלטה במערכת של הלקוח פשוט לא בתור לתשלום; לשלוח תזכורת יומיים לפני מועד הפירעון ולא שבוע אחריו; לקבוע נוהל אסקלציה בכתב — תזכורת, שיחה, מכתב, עצירת אספקה; ולגבות מקדמה בפרויקטים ארוכים.

   לפני שנותנים אשראי חדש ללקוח, בדקו אותו כמו שבנק היה בודק אתכם: ותק, בעלות, והתנהגות תשלומים אצל ספקים אחרים. אשראי ללקוח הוא הלוואה לכל דבר, רק בלי ריבית ובלי ביטחונות.

   טיפ

   הסכם שנחתם בלי מועד תשלום מפורש הוא הזמנה לעיכוב. קבעו את תנאי התשלום בכתב, לפני האספקה — ובדקו מה חוק מוסר תשלומים קובע במקרה שבו לא נקבע מועד.

7. 7

   נהלו את הצד השני — ספקים ומלאי

   כ-45 דקות

   אחרי הגבייה, שני הברזים הגדולים הם תנאי הספקים והמלאי.

   מול ספקים: בקשו התאמה בין תנאי התשלום שלכם לתנאי הגבייה שלכם. ספק שנותן שוטף+30 בזמן שהלקוחות שלכם משלמים שוטף+60 מייצר לכם פער מימון קבוע. לרוב אפשר לשפר תנאים בתמורה להתחייבות לנפח או לתשלום מדויק בזמן — ותק של תשלומים מסודרים הוא נכס מיקוח.

   מול מלאי: כל פריט על המדף הוא מזומן שוכב. חשבו לכל קבוצת מוצרים כמה ימי מכירה יש במלאי, וטפלו בזנב: פריטים שלא זזו חצי שנה יימכרו בהנחה עכשיו ולא בהנחה גדולה יותר בעוד שנה.

   לפני רכישת ציוד גדול, השוו רכישה מול ליסינג לא לפי העלות הכוללת בלבד אלא לפי ההשפעה על התזרים ב-13 השבועות הקרובים.

8. 8

   סדרו מקורות מימון לפני שצריך אותם

   כ-60 דקות

   בנק נותן אשראי בקלות רבה יותר לעסק שלא נמצא במצוקה. לכן את השיחה על מסגרת אשראי או הלוואה מנהלים כשהתחזית מראה בעיה בעוד שלושה חודשים, לא בשבוע שהיא מגיעה.

   הכינו לפגישה: תחזית 13 שבועות, דוחות כספיים אחרונים, פירוט לקוחות עיקריים, והסבר מה בדיוק מממנים ומאיזה מקור יוחזר. הבדילו בין הצורך לבין הפתרון: פער עונתי קצר מתאים למסגרת או לניכיון חשבוניות; רכישת ציוד מתאימה להלוואה לזמן בינוני; והפסד תפעולי מתמשך אינו בעיית מימון אלא בעיית מודל עסקי, והלוואה רק תדחה אותה.

   בדקו גם מסלולים ייעודיים לעסקים קטנים, כולל הלוואות בערבות מדינה, והשוו את העלות האפקטיבית — ריבית, עמלות, ביטחונות — ולא רק את הריבית המוצהרת.

9. 9

   קבעו שגרה שבועית של 20 דקות

   כ-20 דקות

   תחזית שלא מתעדכנת מתה תוך חודש. קבעו יום קבוע בשבוע ועברו על ארבעה דברים בלבד: היתרה בפועל מול מה שחזיתם לשבוע שעבר, מה השתנה בתקבולים הצפויים, מה השתנה בתשלומים, והזזת החלון שבוע קדימה.

   מדדו לעצמכם שני מספרים לאורך זמן: ימי גבייה ממוצעים, ומספר השבועות שנותרו עד היתרה הנמוכה ביותר בתחזית. שיפור בשני המספרים האלה שווה יותר מכל דוח רווח והפסד רבעוני — כי הם מתקבלים בזמן שעוד אפשר לפעול.

   טיפ

   השוו כל שבוע את התחזית הקודמת למציאות. אחרי חודשיים תדעו בדיוק כמה "אופטימיות" יש בהערכות שלכם, ותוכלו לתקן אותה בשיטתיות.

10. 10

    הכינו מראש תוכנית לשבוע האדום

    כ-30 דקות

    כשהתחזית מראה מחסור, יש סדר פעולות שעדיף להחליט עליו בראש קר, מראש.

    ראשית, האצת תקבולים: גבייה ממוקדת בחובות הגדולים, הצעת הנחת מזומן לתשלום מוקדם, מקדמה על עבודה שכבר התחילה. שנית, דחיית תשלומים בתיאום — פנייה יזומה לספק עם הצעה קונקרטית עדיפה על צ'ק שחוזר. שלישית, קיצוץ זמני בהוצאות משתנות ובהשקעות שאפשר לדחות. רביעית, מקורות מימון — מסגרת, ניכיון, הלוואה. ורק אחר כך, הזרמת הון מהבעלים.

    חשוב במיוחד: תשלומים לרשויות ולעובדים אינם ניתנים לדחייה חד-צדדית והם נושאים סנקציות. אם התחזית מראה שלא תוכלו לעמוד בהם, זה הרגע לפנות לרואה החשבון ולבנק — לא אחרי המועד.

    טיפ

    כתבו את סדר הפעולות הזה על דף אחד ושמרו אותו בקובץ התזרים. ביום שתצטרכו אותו, לא יהיה לכם ראש לחשוב על סדר עדיפויות.

רשימת בדיקה

מונחים

תזרים מזומנים

תנועת הכסף בפועל אל העסק וממנו בתקופה נתונה. שונה מרווח, שנרשם במועד העסקה ולא במועד התשלום.

ימי גבייה (DSO)

מספר הימים הממוצע שעובר בין הוצאת החשבונית לקבלת התשלום. ירידה של חמישה ימים בממוצע שווה לשחרור מזומן בגובה כחמישה ימי מחזור.

הון חוזר

ההפרש בין נכסים שוטפים להתחייבויות שוטפות. הוא הכסף שכלוא בפעילות השוטפת — במלאי ובאשראי ללקוחות — וגדל כשהעסק צומח.

ניכיון חשבוניות (פקטורינג)

מכירת חוב של לקוח לגוף מממן תמורת קבלת רוב הסכום מיד. פותר עיתוי, לא רווחיות — יש לו עלות שצריך להשוות לחלופות אשראי אחרות.

מקדמות מס הכנסה

תשלומים תקופתיים על חשבון המס השנתי, שנקבעים לרוב כשיעור מהמחזור לפי נתוני השנים הקודמות. מתעדכנים על ידי רשות המסים וניתן לבקש שינוי כשהפעילות משתנה מהותית.

מקורות

• דיווח ותשלום של דוחות מע"מהקישור נפתח באתר חיצונירשות המסים בישראלמקור רשמי
• דיווח ותשלום מקדמות מס הכנסה באופן מקווןהקישור נפתח באתר חיצונירשות המסים בישראלמקור רשמי
• בקשה לביטול או הקטנת מקדמות מס (טופס 2216א')הקישור נפתח באתר חיצונירשות המסים בישראלמקור רשמי
• שיעורי דמי הביטוח — עובד עצמאיהקישור נפתח באתר חיצוניהמוסד לביטוח לאומימקור רשמי
• חוק מוסר תשלומים לספקים, התשע"ז-2017הקישור נפתח באתר חיצוניהכנסת — מאגר החקיקה הלאומימקור רשמי
• הקרן להלוואות בערבות המדינההקישור נפתח באתר חיצוניאגף החשב הכללי, משרד האוצרמקור רשמי
• בקשה למספר הקצאה לחשבונית מס (מודל חשבוניות ישראל)הקישור נפתח באתר חיצונירשות המסים בישראלמקור רשמי